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E-Rechnung im Handwerk: Formate, Pflichten und Versand
E-Rechnung im Handwerk: Erfahre, welche Formate zählen, was vor dem Versand geprüft wird und wie Auftrag, Leistung und Beleg sauber zusammenbleiben.
Daten vollständig
Auftrag, Positionen, Beträge und Empfänger prüfst du vor dem Versand.
Format passend
Du nutzt das Format, das du mit Kunde und Buchhaltung vereinbart hast.
Ablauf dokumentiert
Versand, Rückmeldung und Korrekturen bleiben am Auftrag nachvollziehbar.
Dein Kunde bekommt weiter etwas zum Anschauen. Daneben laufen die Rechnungsdaten strukturiert mit, damit sein System sie ohne Abtippen einliest.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine E-Rechnung ist kein PDF: die Rechnungsdaten müssen strukturiert und maschinenlesbar mitlaufen.
- Welches Format gilt, entscheidet der Empfänger – in DACH sind das XRechnung (CII oder UBL) und ZUGFeRD.
- Vor dem Versand prüfst du Empfänger, Auftrag, Positionen, Steuer und Zahlungsziel.
- Am wenigsten Korrekturen hast du, wenn die Rechnung aus dem Auftrag entsteht statt daneben.
Was eine strukturierte Rechnung ausmacht
Die Daten stehen nicht nur als Text da. Zusätzlich laufen sie in einer Form mit, die ein Programm lesen kann. Der Kunde übernimmt und prüft sie direkt.
- Empfänger und Auftrag klar zuordnen
- Positionen, Steuer und Zahlungsziel voll angeben
- Vor dem Versand das Format prüfen
Vom Auftrag zur Rechnung
Der sichere Weg beginnt lange vor dem Export. Stehen Positionen, Nachweise und Adressen schon sauber im Auftrag, musst du am Ende kaum noch etwas ändern.
- Auftrag und Rechnungsadresse bestätigen
- Geleistete Arbeit und Nachweise abgleichen
- Rechnung prüfen, freigeben und im richtigen Weg senden
Bauleo im Ablauf
In Bauleo entsteht die Rechnung aus dem Auftrag. Projekt, Positionen und Belegdaten bleiben zusammen auffindbar.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Datei automatisch eine E-Rechnung?
Nein. Ein reines PDF enthält meist keine voll strukturierte, maschinenlesbare Rechnung. Es zählt das Format, das dein Kunde braucht.
Was prüfst du vor dem Versand?
Empfänger, Auftrag, Positionen, Beträge, Steuer, Zahlungsziel und den Weg, auf dem die Rechnung geht.