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GoBD im Handwerk: Belege digital führen, ohne Angst vor der Prüfung
GoBD im Handwerk: Was die Regeln für digitale Belege verlangen, wie du Fotos, Rechnungen und Berichte aufbewahrst und was Software dabei übernimmt.
Zeitnah erfasst
Belege kommen am Tag der Arbeit ins System, nicht am Monatsende.
Unveränderbar abgelegt
Änderungen bleiben nachvollziehbar, nichts wird still überschrieben.
Auffindbar zugeordnet
Jeder Beleg hängt an Auftrag, Datum und Person.
Die GoBD sagen dir, wie du digitale Belege in Deutschland führen und aufbewahren musst: vollständig, zeitnah, unveränderbar – und in drei Jahren noch auffindbar.
Das Wichtigste in Kürze
- Die GoBD gelten in Deutschland für jeden Betrieb mit digitalen Belegen – auch für den Zettel, der als Foto weiterlebt.
- Kernanforderungen: vollständig, richtig, zeitnah erfasst, geordnet und unveränderbar aufbewahrt.
- Ein Beleg in einem privaten Chat oder einem losen Ordner erfüllt das nicht – er braucht System und Zuordnung.
- Die Aufbewahrungsfristen sind mehrjährig und je Belegart verschieden; die genauen Fristen klärt deine Steuerkanzlei.
Inhaltsverzeichnis
Was die GoBD verlangen
GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Hinter dem sperrigen Namen stehen einfache Fragen: Ist jeder Geschäftsvorfall erfasst? Zeitnah? Kann niemand einen Beleg unbemerkt ändern? Findet ein Prüfer in drei Jahren noch, was heute passiert ist?
Wo Baubetriebe reinfallen
Der Klassiker ist nicht die fehlende Rechnung. Es sind die Belege dazwischen: der Tankbeleg im Führerhaus, der Lieferschein im Messenger-Chat, der Regiezettel, den erst die Bürokraft drei Wochen später abtippt. Jeder dieser Wege verletzt mindestens eine Anforderung – meist die zeitnahe Erfassung oder die Zuordnung.
- Belege am Tag der Arbeit fotografieren und dem Auftrag zuordnen
- Papierbelege nach dem Scan geordnet aufbewahren oder den Prozess mit der Kanzlei klären
- Private Chats als Belegweg abschalten und einen festen Kanal geben
Was Software übernimmt und was nicht
In Bauleo kommen Eingangsrechnungen aus PDF, Foto oder Postfach direkt an den Auftrag, mit Zeitstempel und Historie. Das deckt die tägliche Erfassung ab. Die Verfahrensdokumentation deines Betriebs und die Abstimmung mit dem Finanzamt bleiben Aufgaben für dich und deine Steuerkanzlei – keine Software nimmt dir die Verantwortung ab, auch unsere nicht.
Für Österreich gelten eigene Regeln aus der Bundesabgabenordnung. Die Grundidee ist dieselbe: zeitnah, vollständig, nachvollziehbar.
Häufige Fragen
Reicht ein Foto vom Lieferschein?
Als Erfassungsweg ja, wenn es lesbar ist, zeitnah entsteht und dem Auftrag zugeordnet wird. Ob du das Papier danach entsorgen darfst, hängt von deinem Prozess ab – das klärst du mit deiner Kanzlei.
Gelten die GoBD auch für kleine Betriebe?
Ja. Die Anforderungen gelten unabhängig von der Betriebsgröße, sobald Bücher oder Aufzeichnungen digital geführt werden.