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Rechnung nicht bezahlt: mahnen, ohne den Kunden zu verlieren
Rechnung nicht bezahlt? So gehst du am Bau vor: Fälligkeit prüfen, freundlich erinnern, sauber mahnen und den Anspruch belegen – Schritt für Schritt.
Fälligkeit im Blick
Du siehst offene Posten und Zahlungsziele je Auftrag, nicht in einer Nebenliste.
Stufen statt Streit
Erinnerung, Mahnung und Frist folgen einem festen Ablauf.
Anspruch belegt
Abnahme, Nachweise und Schriftverkehr hängen am selben Auftrag.
Eine Rechnung, die nicht bezahlt wird, ist am Bau selten Böswilligkeit. Oft fehlt dem Kunden ein Nachweis, eine Freigabe oder schlicht die Erinnerung. Der Ablauf unten trennt die Fälle.
Das Wichtigste in Kürze
- Prüfe zuerst dich selbst: Ist die Leistung abgenommen, der Nachweis da, die Rechnung korrekt und fällig?
- Dann eskaliere in Stufen: Zahlungserinnerung, Mahnung mit Frist, letzte Mahnung mit Ankündigung der nächsten Schritte.
- Im Geschäftsverkehr stehen dir gesetzliche Verzugszinsen zu – deutlich mehr als Bankzinsen.
- Ab dem gerichtlichen Mahnverfahren übernimmt Anwalt oder Inkasso; dein Job ist bis dahin die lückenlose Akte.
Erst die eigene Seite prüfen
Bevor du mahnst, schau auf den Auftrag. Ist die Abnahme dokumentiert? Liegt der Regiebericht bei, den der Kunde angefordert hat? Stimmen Rechnungsadresse und Format – gerade bei E-Rechnungen an größere Auftraggeber? Die Hälfte der „offenen“ Rechnungen hängt an einem dieser Punkte, und eine Mahnung macht es dann schlimmer statt besser.
In Stufen eskalieren
Bleibt die Zahlung aus, obwohl alles stimmt, hilft ein fester Takt. Er nimmt dir die unangenehme Einzelentscheidung ab und bleibt dem Kunden gegenüber berechenbar.
- Zahlungserinnerung kurz nach Fälligkeit, freundlich und mit Kontoverbindung
- Mahnung mit konkreter Frist und Hinweis auf Verzugszinsen
- Letzte Mahnung mit Ankündigung von Mahnverfahren oder Übergabe
Verzug, Zinsen und der Ernstfall
Im Geschäftsverkehr gerät der Kunde je nach Vereinbarung und Rechtslage auch ohne Mahnung in Verzug, und die gesetzlichen Verzugszinsen liegen weit über dem Bankniveau. Ob und wann du sie durchsetzt, ist eine Geschäftsentscheidung; ob dein Fall die Voraussetzungen erfüllt, klärt im Zweifel deine Rechtsberatung.
In Bauleo siehst du offene Posten mit Zahlungsziel je Auftrag und verschickst Mahnungen aus demselben Vorgang, in dem Abnahme und Nachweise liegen. Kommt es hart auf hart, ist die Akte schon vollständig.
Häufige Fragen
Wie viele Mahnungen sind Pflicht?
Rechtlich meist weniger, als viele denken – im B2B tritt Verzug oft schon mit Fälligkeit oder nach einer Mahnung ein. Drei Stufen sind Praxis, weil sie die Kundenbeziehung schonen, keine gesetzliche Pflicht.
Erinnerung oder Mahnung – was ist der Unterschied?
Der Ton und die Wirkung. Die Erinnerung ist Service, die Mahnung stellt die Forderung fällig und kündigt Konsequenzen an. Benenn sie im Betreff klar, damit keine Missverständnisse entstehen.