Abschlagsrechnung am Bau: richtig stellen und früher bezahlt werden

Was eine Abschlagsrechnung ist

Die Abschlagsrechnung ist eine Zwischenrechnung. Sie deckt den Teil der Leistung ab, den du bis zu einem Stichtag erbracht hast. Endgültig ist daran nichts: Mengen, Preise und Nachträge rechnest du am Schluss noch einmal komplett ab.

Davon zu unterscheiden ist die Teilschlussrechnung. Sie schließt einen klar abgegrenzten Leistungsteil endgültig ab. Die Anzahlung oder Vorauszahlung wiederum fließt, bevor du überhaupt geleistet hast, und braucht deshalb eine ausdrückliche Vereinbarung.

• Abschlagsrechnung: vorläufig, für erbrachte Leistung, während der Auftrag läuft
• Teilschlussrechnung: endgültig, für einen fertigen und abgegrenzten Teil
• Vorauszahlung: vor der Leistung, nur wenn vertraglich vereinbart
• Schlussrechnung: endgültige Abrechnung des ganzen Auftrags

Deutschland: § 632a BGB und § 16 VOB/B

Nach § 632a BGB kannst du Abschläge in Höhe des Wertes der erbrachten und vertragsgemäßen Leistung verlangen. Bei unwesentlichen Mängeln darf der Kunde die Zahlung nicht ganz verweigern, aber einen angemessenen Teil zurückhalten. Die Leistung weist du durch eine Aufstellung nach, die eine rasche und sichere Beurteilung erlaubt.

Ist die VOB/B vereinbart, gilt § 16 Abs. 1: Abschläge auf Antrag, in möglichst kurzen Abständen oder zu vereinbarten Zeitpunkten, nachgewiesen durch eine prüfbare Aufstellung. Fällig werden sie nach VOB/B binnen 21 Tagen nach Zugang.

Baust du für Verbraucher im Sinne des Verbraucherbauvertrags, gelten Sonderregeln (§ 650m BGB): Die Abschläge dürfen zusammen 90 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung nicht übersteigen, und bei der ersten Abschlagszahlung steht dem Verbraucher eine Sicherheit von 5 Prozent zu. Prüf im Einzelfall mit deiner Rechtsberatung, ob dein Vertrag darunter fällt.

Österreich: § 1170 ABGB und ÖNORM B 2110

Das ABGB geht vom Entgelt nach vollendetem Werk aus. Wird das Werk aber in Abschnitten ausgeführt oder sind die Auslagen beträchtlich, darfst du nach § 1170 ABGB schon vorher einen verhältnismäßigen Teil verlangen. Sicher bist du, wenn du Abschläge im Vertrag ausdrücklich regelst.

Ist die ÖNORM B 2110 Vertragsbestandteil, regelt sie Abschlagsrechnungen, Prüffristen und Rücklässe im Detail. Viele Auftraggeber behalten einen Deckungsrücklass vom Abschlag ein. Welche Prozentsätze und Fristen gelten, steht in deinem Vertrag und in der vereinbarten Normfassung – lies dort nach, bevor du den Zahlungseingang einplanst.

Wie du die Höhe berechnest und belegst

Bei Einheitspreisverträgen rechnest du über Mengen: ausgeführte Menge mal Einheitspreis je Position. Beim Pauschalvertrag schätzt du den Leistungsstand in Prozent oder rechnest nach einem vereinbarten Zahlungsplan ab. In beiden Fällen gilt: Was du nicht belegen kannst, kürzt der Prüfer.

Rechne kumuliert. Du zeigst die gesamte bisher erbrachte Leistung und ziehst alle früheren Abschläge ab. So sieht der Kunde auf einen Blick, wo der Auftrag steht, und Fehler aus dem Vormonat korrigieren sich im nächsten Abschlag von selbst.

• Leistungsstand je Position oder in Prozent beim Pauschalvertrag
• Aufmaß, Bautagesberichte oder Fotos als Nachweis
• Freigegebene Nachträge als eigene Positionen
• Summe aller bisherigen Abschläge, sichtbar abgezogen
• Einbehalte und Rücklässe laut Vertrag

Checkliste: Was in jede Abschlagsrechnung gehört

Eine Abschlagsrechnung ist steuerlich eine normale Rechnung. Sie braucht deshalb alle Pflichtangaben nach § 14 UStG in Deutschland oder § 11 UStG in Österreich. Dazu kommen die Angaben, die der Prüfer auf der Baustelle braucht.

• Bezeichnung „Abschlagsrechnung“ mit fortlaufender Abschlagsnummer
• Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder UID
• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungszeitraum
• Bauvorhaben, Auftragsnummer und Bezug auf Angebot oder Vertrag
• Leistungsstand kumuliert, abzüglich der bisherigen Abschläge
• Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag – oder den Hinweis auf Steuerschuldnerschaft des Empfängers bei Bauleistungen an Bauunternehmer
• Zahlungsziel und Bankverbindung
• Anlagen: Aufmaß, Berichte, Fotos

Typische Fehler, die Geld kosten

Der häufigste Fehler ist der Abschlag nach Gefühl. Wer einfach „30 Prozent“ schreibt, ohne Aufmaß oder Bericht, gibt dem Prüfer jeden Grund zum Kürzen. Der zweite Klassiker: Der Abschlag kommt zu spät, weil die Unterlagen auf drei Handys verteilt sind.

• Mehr abrechnen, als auf der Baustelle steht – das kostet Vertrauen und führt zu Kürzungen
• Bisherige Abschläge nicht abziehen oder unklar darstellen
• Nachträge ohne Freigabe in den Abschlag packen
• Den vereinbarten Rhythmus verpassen und damit länger vorfinanzieren

Abschlagsrechnungen mit Bauleo

In Bauleo schreibst du Abschlag oder Teilrechnung im selben Editor wie Angebot und Schlussrechnung, direkt aus dem Auftrag. Zeiten und Berichte aus der Baustellen-App übernimmst du als Positionen, Mengen misst du im PDF-Plan mit dem Aufmaß. Teilzahlungen verbuchst du am Beleg, und wenn du einen Kontoauszug im Format camt.053 einliest, schlägt Bauleo die passenden Rechnungen vor.

Schaltest du es in den Zahlungsmodalitäten ein, legt Bauleo für überfällige Rechnungen täglich Mahnungsentwürfe an. Den Versand entscheidest du. Mehr dazu unter Rechnungen & E-Rechnung.

Häufige Fragen