Schlussrechnung am Bau: prüffähig stellen und Abschläge sauber abziehen

Was die Schlussrechnung leisten muss

Die Schlussrechnung ist keine weitere Abschlagsrechnung mit anderem Titel. Sie rechnet alles endgültig ab: jede Position mit der tatsächlich ausgeführten Menge, jeden freigegebenen Nachtrag, jede Regiestunde. Davon ziehst du alle bisher erhaltenen Zahlungen ab.

Der Kunde soll am Ende genau eine Zahl sehen: was er dir noch schuldet. Und er soll verstehen, wie du darauf kommst.

Prüffähigkeit: die Hürde vor dem Geld

Eine Rechnung ist prüffähig, wenn der Kunde sie ohne Rätselraten nachvollziehen kann. Die VOB/B verlangt in § 14 eine übersichtliche Aufstellung in der Reihenfolge der Positionen, mit den Mengenberechnungen, Zeichnungen und Belegen, die zum Nachweis nötig sind.

Im BGB-Vertrag hilft dir § 650g Abs. 4: Erhebt der Kunde nicht binnen 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen gegen die Prüffähigkeit, gilt die Schlussrechnung als prüffähig. Inhaltliche Einwände gegen Mengen oder Preise bleiben ihm trotzdem.

• Gleiche Reihenfolge und Nummern wie im Angebot oder Leistungsverzeichnis
• Mengen aus dem Aufmaß, nicht geschätzt
• Nachträge getrennt ausgewiesen, mit Bezug auf die Freigabe
• Regiearbeiten mit unterschriebenen Regieberichten
• Alle Abschläge mit Nummer, Datum und Betrag einzeln abgezogen

Fristen in Deutschland

Unter der VOB/B musst du die Schlussrechnung zügig einreichen. Bei einer vertraglichen Ausführungsfrist bis drei Monate spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung, bei längeren Fristen verlängert sich das um je 6 Werktage pro weitere drei Monate (§ 14 Abs. 3). Reichst du trotz Nachfrist nicht ein, darf der Kunde die Rechnung auf deine Kosten selbst aufstellen.

Die Schlusszahlung ist nach § 16 Abs. 3 VOB/B alsbald nach Prüfung zu leisten, spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung. Eine Verlängerung auf bis zu 60 Tage geht nur, wenn sie ausdrücklich vereinbart und sachlich begründet ist. Wichtig danach: Nimmst du die Schlusszahlung vorbehaltlos an, kann das weitere Forderungen ausschließen, wenn der Kunde dich darauf schriftlich hingewiesen hat. Die VOB/B gibt dir für den Vorbehalt kurze Fristen von 28 Tagen – prüf sie mit deiner Rechtsberatung, sobald du eine Kürzung bekommst.

Fristen in Österreich

Ist die ÖNORM B 2110 vereinbart, regelt sie Legung, Prüfung und Zahlung der Schlussrechnung samt Fristen und Haftrücklass. Auch dort gilt: Kürzt der Kunde und du willst die Differenz weiter fordern, musst du der Schlusszahlung binnen der vorgesehenen Frist schriftlich widersprechen. Sonst können Nachforderungen ausgeschlossen sein.

Ohne ÖNORM gilt das ABGB, das deutlich weniger im Detail regelt. Leg die Fristen deshalb im Vertrag fest. Welche Fassung der Norm in deinem Vertrag steht, entscheidet über die genauen Zahlen – lies dort nach statt aus dem Gedächtnis.

Rücklässe und Einbehalte richtig behandeln

Viele Verträge sehen einen Sicherheitseinbehalt für die Gewährleistungszeit vor, in Österreich Haftrücklass genannt. Du stellst die Schlussrechnung über den vollen Betrag. Der Kunde behält den vereinbarten Anteil ein und zahlt ihn nach Ablauf der Frist aus, oft kannst du ihn mit einer Bankgarantie oder Bürgschaft ablösen.

Trag dir das Ende der Gewährleistungsfrist sofort ein. Ein Einbehalt, den niemand zurückfordert, bleibt oft einfach liegen.

Checkliste vor dem Versand

Geh diese Punkte durch, bevor die Schlussrechnung rausgeht. Jeder davon ist ein häufiger Grund für Kürzung oder Rückfrage.

• Abnahme erfolgt und Datum bekannt
• Alle Mengen mit Aufmaß belegt, gemeinsames Aufmaß wo möglich
• Nachträge und Regie vollständig und freigegeben
• Jeder Abschlag und jede Zahlung abgezogen
• Einbehalte laut Vertrag berücksichtigt
• Pflichtangaben nach UStG vollständig, bei Bauleistungen an Bauunternehmer den Hinweis auf Steuerschuldnerschaft des Empfängers prüfen
• Format geklärt: Papier, PDF oder E-Rechnung

Schlussrechnung mit Bauleo

In Bauleo entsteht die Schlussrechnung im Auftrag, in dem auch Angebot, Nachträge, Abschläge und Zahlungen liegen. Zeiten und Berichte übernimmst du als Positionen. Leo macht dir auf Wunsch aus dem Angebot die Rechnung und prüft den Beleg auf fehlende Pflichtangaben, wenn du ihn darum bittest. Fertigstellen bestätigst du selbst.

Brauchen deine Kunden eine E-Rechnung, exportierst du XRechnung (CII oder UBL) oder ZUGFeRD. Für die Buchhaltung gibt es den Export nach DATEV oder RZL. Mehr dazu unter Rechnungen & E-Rechnung.

Häufige Fragen